Internal Investigations
Interne Untersuchungen für Unternehmen in AachenEin anonymer Hinweis, eine auffällige Zahlung, eine Anfrage vom Zoll. Besteht im Unternehmen ein Verdacht, muss die Geschäftsleitung handeln, ohne neue Fehler zu machen. Karolin Hagemann de Grzymala, LL.M., plant und begleitet interne Untersuchungen mit dem Blick einer Strafverteidigerin.
Wer selbst aufklärt,behält die Kontrolle.
Aufklärung mit klaren Rollen, Datenschutz und Arbeitsrecht im Blick.
Internal Investigations sind interne Untersuchungen, mit denen ein Unternehmen einen Verdacht auf Fehlverhalten selbst aufklärt. Als Anwältin für Internal Investigations in Aachen achtet Karolin Hagemann de Grzymala, LL.M., darauf, dass die Ergebnisse verwertbar sind und die Untersuchung das Unternehmen nicht zusätzlich belastet. Ein eigenes Gesetz für interne Untersuchungen gibt es in Deutschland nicht. Arbeitsrecht, Datenschutz, Mitbestimmung und Strafprozessrecht setzen aber klare Grenzen.
Wann eine interne Untersuchung nötig ist
Wird ein konkreter Verdacht bekannt, muss die Geschäftsleitung ihm in der Regel nachgehen. Bleibt sie untätig, kann das eine eigene Pflichtverletzung sein, bis hin zu einer Geldbuße wegen Verletzung der Aufsichtspflicht (§ 130 OWiG). Typische Anlässe sind:
Unregelmäßigkeiten in Buchhaltung, Abrechnungen oder Zahlungsflüssen
§ 299 StGB
Der Verdacht auf Bestechung oder Bestechlichkeit
§§ 263, 266 StGB
Der Verdacht auf Betrug oder Untreue durch Mitarbeitende
Auskunftsersuchen von Behörden
Etwa vom Zoll, vom Finanzamt oder von der Staatsanwaltschaft.
Eine Durchsuchung, nach der das Unternehmen wissen muss, was die Behörden wissen könnten
So läuft eine interne Untersuchung
- 01
Sofortmaßnahmen
Beweise sichern, bevor sie verloren gehen: Postfächer und Daten vor dem Löschen schützen, Zugriffe beschränken. Zugleich prüfen wir, ob Fristen laufen, etwa für eine fristlose Kündigung.
- 02
Auftrag und Rahmen
Wir legen fest, was untersucht wird, wer berichtet und wer die Ergebnisse erhält. Der Betriebsrat wird beteiligt, wo das Gesetz es verlangt.
- 03
Unterlagen und Daten
Verträge, Buchungen und E-Mails werden gezielt durchgesehen, nur so weit, wie der Verdacht es trägt. Für technische Auswertungen können spezialisierte IT-Dienstleister hinzukommen.
- 04
Befragungen
Mitarbeitende werden in einer durchdachten Reihenfolge befragt. Zu Beginn erfahren sie, dass die Kanzlei für das Unternehmen tätig ist und nicht für sie. Jede Befragung wird dokumentiert.
- 05
Bericht und Entscheidung
Am Ende steht eine rechtliche Bewertung. Auf dieser Grundlage entscheidet die Geschäftsleitung über arbeitsrechtliche Schritte, über Änderungen in den Abläufen und darüber, ob das Unternehmen auf die Behörden zugeht.
Der Verdacht ist gerade erst bekannt geworden?
Sprechen Sie noch nicht mit den Verdächtigen und löschen Sie nichts. Rufen Sie zuerst an: 0163 8461632. Die ersten Schritte entscheiden, ob Beweise erhalten bleiben und Fristen gewahrt werden.
Arbeitsrecht, Datenschutz, Mitbestimmung: die Grenzen der Aufklärung
Eine interne Untersuchung greift in die Rechte von Mitarbeitenden ein. Fehler machen Ergebnisse angreifbar und können selbst ein Verstoß sein.
DSGVO, § 26 BDSG
Datenschutz
Daten von Beschäftigten dürfen zur Aufdeckung von Straftaten nur verarbeitet werden, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte einen Verdacht begründen und die Maßnahme verhältnismäßig ist. Ob E-Mail-Postfächer ausgewertet werden dürfen, hängt auch davon ab, ob die private Nutzung erlaubt ist.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Mitbestimmung
Werden technische Einrichtungen eingesetzt, die Verhalten oder Leistung überwachen können, hat der Betriebsrat mitzubestimmen. Auch standardisierte Fragebögen können zustimmungspflichtig sein.
§ 626 Abs. 2 BGB
Arbeitsrecht
Mitarbeitende müssen über Vorgänge aus ihrem Arbeitsbereich in der Regel Auskunft geben. Wie weit das reicht, wenn sie sich selbst belasten würden, ist umstritten. Eine fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen erklärt werden.
§ 153 AO
Steuern
Stößt die Untersuchung auf unrichtige Steuererklärungen, kann eine Pflicht zur Berichtigung entstehen. Bei vorsätzlichen Verkürzungen kommt eine Selbstanzeige in Betracht.
Direkt durchwählen
0163 8461632Sie erreichen die Anwältin persönlich. Was Sie sagen, fällt ab dem ersten Anruf unter die Schweigepflicht.
Beschlagnahme und klare Rollen
Die Ergebnisse einer internen Untersuchung interessieren auch die Staatsanwaltschaft. Ob Berichte, Protokolle und Notizen vor einer Beschlagnahme geschützt sind, ist nicht abschließend geklärt. Es hängt vom Einzelfall ab: wer den Auftrag erteilt hat, in welcher Rolle die Anwältin tätig ist und wo die Unterlagen liegen (§ 97 StPO). Das Bundesverfassungsgericht hat 2018 nicht beanstandet, dass Unterlagen aus einer internen Untersuchung bei der beauftragten Kanzlei beschlagnahmt wurden. Wie Ergebnisse dokumentiert und aufbewahrt werden, planen wir deshalb von Anfang an mit.
Auch die Rollen müssen klar sein. Die Kanzlei arbeitet in der Untersuchung für das Unternehmen. Sie verteidigt nicht zugleich Mitarbeitende, gegen die sich der Verdacht richtet. Befragte sollten die Möglichkeit haben, einen eigenen Anwalt hinzuzuziehen. Kommt es zu einem Strafverfahren, braucht jede beschuldigte Person eine eigene Verteidigung, denn eine Verteidigerin darf nicht mehrere Beschuldigte derselben Tat verteidigen (§ 146 StPO).
Nach der Untersuchung
Aus dem Bericht folgen meist mehrere Entscheidungen, die zusammen gedacht werden sollten:
Arbeitsrechtliche Schritte
Eine Kündigung allein wegen eines Verdachts setzt voraus, dass der Arbeitgeber alles Zumutbare zur Aufklärung getan und den Mitarbeiter vorher angehört hat.
Ansprüche und Versicherungen
Ob Schadensersatz gegen Verantwortliche geltend gemacht oder ein Schaden einer Versicherung gemeldet wird, hängt vom Ergebnis ab. Auch dafür können Fristen laufen.
Erst einmal einschätzen lassen
Nicht jeder Hinweis rechtfertigt eine große Untersuchung. In einem ersten Gespräch klären wir, wie ernst der Verdacht ist und welcher Rahmen passt. Anfrage schreiben
Eine allgemeine Pflicht, Straftaten von Mitarbeitenden anzuzeigen, haben Unternehmen nicht. Besondere Meldepflichten können sich aber aus anderen Gesetzen ergeben, etwa aus dem Steuerrecht oder dem Geldwäschegesetz. Ob das Unternehmen mit der Staatsanwaltschaft kooperiert, ist eine strategische Entscheidung. Sie hängt davon ab, was die Behörden schon wissen und welche Risiken für das Unternehmen bestehen.
Die Erkenntnisse fließen in die Criminal Compliance ein, damit sich ein Fall nicht wiederholt. Ermittelt die Staatsanwaltschaft bereits, lesen Sie mehr im Wirtschafts- und Vermögensstrafrecht und unter Unternehmen. Geht es um Vorwürfe rund um Daten und IT, finden Sie mehr unter Cybercrime.
Interne Untersuchungen in Aachen und der Euregio
Wir klären Verdachtsfälle für Unternehmen in der Region auf, vor Ort oder per Video.
Aachen
Für Unternehmen in der Städteregion Aachen und der Euregio, auch wenn Daten oder Beschäftigte im Ausland sind.
Weitere Fachgebiete
Verteidigung für Menschen und Unternehmen, vom Strafbefehl bis zum Auslieferungsverfahren.
Häufige Fragen
Antworten auf Fragen, die Geschäftsleitungen und Personalabteilungen vor einer internen Untersuchung oft stellen.
BefragungMüssen Mitarbeitende an einer Befragung teilnehmen?
In der Regel ja, soweit es um Vorgänge aus ihrem Arbeitsbereich geht. Das folgt aus dem Arbeitsverhältnis. Ob sie auch Fragen beantworten müssen, mit denen sie sich selbst belasten würden, ist umstritten. Wir achten darauf, dass Befragungen fair ablaufen und sauber dokumentiert werden.
DatenschutzDürfen wir die E-Mails eines Mitarbeiters auswerten?
Unter Umständen. Es müssen dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte für eine Straftat vorliegen, und die Auswertung muss verhältnismäßig sein. Wichtig ist auch, ob die private Nutzung des Postfachs erlaubt ist und ob eine Betriebsvereinbarung besteht. Eine Auswertung ohne diese Prüfung kann selbst ein Verstoß sein.
BetriebsratMuss der Betriebsrat beteiligt werden?
Oft ja. Mitbestimmungsrechte bestehen etwa, wenn technische Einrichtungen zur Auswertung eingesetzt werden oder standardisierte Fragebögen zum Einsatz kommen. Unabhängig davon hat der Betriebsrat Informationsrechte. Wann und wie er eingebunden wird, legen wir zu Beginn fest.
UnterlagenSind die Ergebnisse vor der Staatsanwaltschaft geschützt?
Nicht ohne Weiteres. Ob Unterlagen aus einer internen Untersuchung beschlagnahmt werden dürfen, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, wer sie verwahrt und in welchem Mandatsverhältnis sie entstanden sind. Das Bundesverfassungsgericht hat 2018 eine solche Beschlagnahme bei einer Kanzlei nicht beanstandet. Deshalb planen wir Dokumentation und Ablage von Beginn an.
RollenKann die Kanzlei auch den verdächtigen Mitarbeiter verteidigen?
Nein. Wer für das Unternehmen untersucht, kann nicht zugleich die Interessen der verdächtigen Person vertreten, denn diese Interessen können sich widersprechen. Kommt es zu einem Strafverfahren, braucht jede beschuldigte Person eine eigene Verteidigung.
Sprechen Sie mit uns, bevor Sie mit anderen sprechen.
Ein erstes Gespräch klärt, wo Sie stehen und was als Nächstes zu tun ist.
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